[archives-fr] Gestion et archivage versement de photos numériques

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Bonjour à tous, et bonne année !

Je reviens vers vous suite à un message que j’avais envoyé le mois dernier sur ce groupe :

« Archiviste en poste dans une mairie, nous avons reçu il y a quelques jours un versement conséquent de photographies numériques conservées sur des CD. Ces photos s’étendent sur plusieurs décennies et sont toutes la propriété de la ville.  

 

Problème : actuellement, nous ne savons pas vraiment comment gérer ce versement. Le support CD étant très fragile, nous aimerions transvaser ces photographies sur d’autres supports pour ne pas prendre le risque de perdre des images. Nous sommes alors confrontées à des problèmes plus profonds : le nommage des fichiers, leur classement, et plus largement le renseignement de métadonnées essentielles…

Un travail qui nous semble extrêmement chronophage et délicat !

 

Certains d’entre vous ont-ils déjà été confrontés à ces problématiques ?

Quelles solutions avez-vous trouvé et / ou mis en place ? (gestion, investissement dans un logiciel, autres…)

 

A ce stade nous prenons toutes vos remarques et tous vos conseils J

Je vous proposerai un compte rendu des différentes réponses reçues après coup. »

 

Voici un compte-rendu rapide des réponses obtenues :

-        Copier les images sur le réseau et / ou deux disques durs externes qui ne seront pas stockés au même endroit.

-        En profiter pour constater le volume de photos et effectuer un pré-tri afin d’éliminer les doublons ou images non exploitables.

-        Ne pas renommer les fichiers hormis pour le renseignement de la côte Archive (une fois les analyses des photos ajoutées au SIA) : les informations seront dans les métadonnées (une réponse précise toutefois que pour le renommage en masse, le logiciel AntRenamer est plutôt bon et facile d’utilisation)

-        Traitement par lot via XNView ou l’explorateur Windows.

-        Métadonnées à renseigner au minimum, pour chaque photo : titre de reportage, date, nom de l’auteur suivi du nom de la ville (exemple : ©NomPrenom – ville de xxx). Ajouter des mots clés est un plus.

-        Utiliser un préfixe pour distinguer les indexes (ex : P_NomPrénom pour les personnes, PM_NomPrénom pour le personnel municipal, O_Xxxx pour les organismes, EGroupeScolaire_pour les édifice…)

-        Attention aux dates des fichiers numériques : ils peuvent changer lors de la copie sur un nouveau support (la date de copie peut être considérée comme la date de création sur le nouveau support)

Enfin :

-        Description des images dans le SIA et renseigner les côtes Archives dans le titre des photos, sans changer le reste du nommage de base.

 

A la lumière de ces retours, voici une mise à jour sur le travail en cours (et sur ce qui nous attend) :

Actuellement nous copions les fichiers numériques sur un disque dur externe. Nous en profitons pour supprimer les doublons lorsque nous les repérons. Par ailleurs, lorsque plusieurs photos montrent un même sujet, nous conservons la ou les images qui le représentent le mieux et / ou celles de meilleure qualité.

Au niveau du plan de classement, nous avons opté pour une arborescence « simple » :

Premier niveau : Année

Deuxième niveau : Semaine

Troisième niveau : dossiers des évènements (un dossier par évènement / reportage)

Quatrième niveau : les photos de l’évènement / du reportage

Une fois l’ensemble des photos copiées sur le disque dur (à terme, elles seront également sauvegardées sur un second disque dur), nous prévoyons de renseigner les métadonnées via l’explorateur Windows : titre de reportage, date, nom du photographe + nom de la ville, 1 ou 2 mots clés. Enfin, nous renseignerons les analyses sur Avenio en attribuant une côte 3Fi aux photos, puis en renseignant cette côte dans le titre de chaque photo.

 

Si certains d’entre vous souhaitent enrichir cette discussion et proposer de nouvelles méthodes de conservation, n’hésitez pas ! Je referai un compte rendu en fonction du nombre de réponses reçues.  En ce moment je m’interroge beaucoup sur l’utilité d’un DAM. Je ne suis pas encore très bien renseignée sur le sujet mais si certains, ici, en utilisent et sont prêts à partager leur expérience, je suis preneuse !

Encore merci à tous ceux qui ont pris le temps de répondre à mes messages.

Bonne journée à tous J

Jessica HIRSCH