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archives-fr - [archives-fr] [Open Data] Publication du registre des entrées suivant le nouveau schéma de données locales - REX

Subject: Forum de discussion de l'Association des archivistes français

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[archives-fr] [Open Data] Publication du registre des entrées suivant le nouveau schéma de données locales - REX


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  • Subject: [archives-fr] [Open Data] Publication du registre des entrées suivant le nouveau schéma de données locales - REX
  • Date: Tue, 11 Jan 2022 14:25:37 +0000
  • Accept-language: fr-FR, en-US

Bonjour à toutes et tous,

 

Les archives municipales d’Antibes, aidées de leur Direction adjointe innovation organisationnelle, en charge notamment de l’open data, viennent de publier le registre des entrées des archives conforme au schéma de données locales, sur les plateformes d’open data data.gouv.fr et datasud.fr.

 

Pour mémoire ce schéma publié par le Service interministériel des Archives de France et l'Association des Archivistes Français courant 2021 permet l'export des registres des entrées des services d'archives, et leur exploitation par des spécialistes de la donnée ou des citoyens intéressés, contribuant ainsi à une plus grande transparence de la collecte des archives par les services publics.

 

Le schéma est disponible à l’adresse suivante :

https://schema.data.gouv.fr/Archivistes75/registre_entrees/

 

Voici notre retour d’expérience pour aider et, pourquoi pas, vous motiver à libérer le vôtre.

 

Contexte

Le registre des entrées des Archives d’Antibes était déjà libéré sur les plateformes depuis l’année 2018. L’antériorité n’a pas été reprise entièrement en suivant le nouveau modèle, ce qui explique une différence au niveau des données renseignées (et beaucoup de champs vides pour les années précédentes). L’année 2021 est donc la première année conforme au schéma.

 

Difficultés rencontrées – Partie registre des entrées dans le Système d’information d’archives Avenio

 

-          Le schéma est apparu en cours d’année. Di’x a joué le jeu rapidement en l’implémentant dans Avenio et procédant aux mises à jour nécessaires. Il a fallu néanmoins compléter les entrées précédentes du registre en remplissant les nouveaux champs apparus en cours d’année.

 

-          Il a fallu fusionner les colonnes Cote et Numéros d’articles (2 champs différents), pour n’en faire qu’une « Cotation ». N’ayant pas eu beaucoup d’entrées en 2021, cela a pu se faire manuellement. Pour les gros services, il faudra peut-être concatener après export…

 

-          Nous nous sommes interrogés pour le contenu des champs « orgaVers », « servVers » et « orgaProducteur ». En vertu du schéma, il s’agit d’une valeur optionnelle (non obligatoire) mais que nous remplissons facilement quand il s’agit d’une collectivité. Tentés de ne pas laisser ce champs vide quand il s’agit d’une entrée extraordinaire, nous avons opté pour « Tiers ». Le schéma devrait peut-être être plus précis en proposant des valeurs autorisées, afin d’éviter les disparités entre services.

 

-          Lors de l’export, Avenio propose tous les champs du registre mais il y en a beaucoup moins dans le schéma. Il a fallu retravailler un peu le tableau exporté pour ne garder que les colonnes du schéma. Et choisir la bonne colonne pour le métrage linéaire entré (avant traitement par les Archives) alors que la documentation du schéma n’est pas très claire à cet égard. Pour cette colonne « mlEntree », Avenio ne permet pas la décimal avec un point. Il a fallu modifier les virgules par des points. Di’x envisage de le modifier lors d’une prochaine mise à jour. Pour le volume électronique, Avenio propose 3 unités de mesure (Mo, Go, To) alors que le schéma exige des Go. Une petite transposition en Go s’est imposée.

 

-          S’est posée la question de la conformité avec le RGPD car des données personnelles apparaissaient (Nom/Prénom des donateurs, acheteurs, légataires, etc.). Ainsi, les personnes décédées apparaissent, les personnes vivantes n’apparaissent plus. Si ces personnes avaient été averties lors du don/achat, nous les aurions laissées. Cela n’étant pas le cas, les données ont été supprimées du jeu. A nous de revoir la procédure interne de don/achat/legs pour anticiper ce problème à l’avenir.

 

Difficultés rencontrées – Partie publication du jeu sur les plateformes Open data

 

-          A propos du nommage du fichier lui-même. Pour encourager à conserver l’historique des années d’entrée lors d’une mise à jour, le nommage recommandé par la documentation pourrait utilement prévoir une année de début de publication (millesimeinitial) et une année de fin (millesimefinal) soit AAAAMMJJ_idProducteur_registre_des_entrees_millesimeinitial_millesimefinal.csv plutôt que seulement AAAAMMJJ_idProducteur_registre_des_entrees_millesime.csv ;

 

-          A l’étape de validation du jeu de données dans l’outil validata.etalab.studio (qu’il est conseillé d’utiliser, avant publication de vos jeux de données, pour vérifier leur conformité aux schémas correspondants lorsqu’ils existent), ce dernier a pointé de nombreuses cellules vides pour les années antérieures à 2021, ce qui est vrai (et ne donnera pas lieu à compléments pour le moment), mais nous a aussi encouragé à mettre un s à « électroniques » dans « support – au singulier – électronique », un conseil que nous n’avons pas suivi (défaut du schéma) ;

 

-          A l’étape de publication sur data.gouv.fr, il faut bien penser à sélectionner le schéma correspondant dans le champ correspondant pour qu’un réutilisateur puisse en prendre connaissance (et connaître les unités utilisées par exemple, qui ne figurent pas toujours dans les intitulés de colonnes. Ex : volElec). Comme ce schéma ne suffit pas toujours (voir le développement sur le métrage linéaire ci-dessus), nous l’avons complété avec un txt expliquant ce que nous entendons par mlEntree (avant traitement par le service).

 

Nous espérons que ce retour d’expérience vous sera utile pour vous aider à libérer votre registre des entrées. Pour les nombreux services dotés d’Avenio, c’est en tout cas tout à fait possible.

 

Alors, à votre tour de libérer votre registre et de partager votre expérience ?

 

A votre disposition si vous avez des questions.

 

Bien cordialement,

 

________________________________

Emilie DEBLED
Responsable adjointe des Archives municipales
Copilote mission Records Management

DGA Vie sociale et culturelle
Direction Animation et Activités Culturelles
04.92.90.54.67
________________________________

 

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  • [archives-fr] [Open Data] Publication du registre des entrées suivant le nouveau schéma de données locales - REX, Debled Emilie, 01/11/2022

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