RE: [archives-fr] Dossiers numériques "En Cours" dans une arborescence numérique

[VIGNERESSE Thibaud <>]

Bonjour,

 

De mon expérience, il est vrai que ce type de dossier « En cours » peut devenir problématique dès lors qu’il n’est pas régulièrement trié pour que les éléments soient déplacés vers des dossiers plus définitifs.

 

Ils peuvent toutefois être envisageables, et même utiles, s’il existe une procédure forte qui définisse clairement à quel moment le dossier quitte la partie « En cours » pour rejoindre un classement définitif, qui doit se charger de cette opération, et quels tri ou éliminations sont à effectuer.

 

A titre d’exemple, nous fonctionnons ainsi pour la prise en charge des versements dans notre équipe. Les bordereaux sont classés par numéro dans un dossier « Affaires_en_cours » tant que le versement n’est pas entré, coté et saisi, et que le bordereau papier n’est pas signé. Chaque affaire est par ailleurs suivie dans un registre qui suit étape par étape le déroulement de chacune. La procédure prévoit que c’est lorsque l’affaire est clôturée dans le registre que le bordereau est déplacé vers la collection définitive. Une fois par an, nous examinons conjointement ce dossier « En cours » et le registre pour vérifier que tout est à jour.

 

Cela demande donc de la discipline et du temps de vérification, mais présente l’avantage, pour les activités de flux important, de ne pas diluer les affaires ouvertes dans une pléthore de dossiers terminés, et justement, par l’imposition d’un temps de vérification, d’interroger la situation de celles qui n’avancent pas.

 

En vous souhaitant une excellente journée,

 

Thibaud VIGNERESSE

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Directeur par intérim / Responsable du pôle Archives
Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI)

Université Jean Moulin Lyon 3

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Absent le mercredi matin

 

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De : <> De la part de FOLLIET Elisabeth
Envoyé : lundi 20 octobre 2025 14:38
À : forum de discussion ouvert aux archivistes <>;
Objet : [archives-fr] Dossiers numériques "En Cours" dans une arborescence numérique

 

Bonjour à toutes et à tous,

 

J’envoie ce courriel afin d’obtenir des partages d’expériences. J’aimerais bien obtenir des témoignages de personnes partageant la même expérience que moi, et mon intervention s’adresse particulièrement aux personnes ayant réorganisé l’arborescence numérique de leur service. J’ai réorganisé, depuis de nombreuses années, les répertoires numériques de notre service. Mon travail n’est pas fini, et, bien entendu, la veille sur l’arborescence numérique est nécessaire.

 

Après toutes ces années, il me semble, qu’en termes de rangement, la frontière entre archives courantes et archives intermédiaires pour les archives numériques est très faible, voire inexistante.

Je m’explique : il m’apparaît que ce qu’il ne faut pas faire, c’est de se construire des dossiers numériques « En cours », quels que soient les thèmes de ces dossiers. En effet, j’ai l’impression qu’il est ensuite très difficile de défaire ou faire défaire ces dossiers « En cours » et que les personnes préfèrent garder ces dossiers numériques « En cours ». Alors qu’on aurait volontiers tendance à faire appel à l’archiviste en cas de problèmes de stockage d’archives papier courantes ou intermédiaires, on aurait tendance à moins faire appel à l’archiviste pour ranger des dossiers numériques « En cours », qui deviennent, finalement, de l’archivage intermédiaire, tout en restant à la même place. L’archivage papier courant et intermédiaire « prend de la place », que ce soit dans un bureau, sur un bureau, sur des étagères, alors que l’on n’est pas forcément gêné par le poids de l’archivage numérique courant et intermédiaire, et que l’on a volontiers tendance à vouloir le laisser dans des dossiers « à part », dans des dossiers « En cours ».

 

Que pensez-vous de ces remarques ?

Avez-vous également des retours d’expériences sur la nécessité de ranger directement les fichiers numériques au bon endroit et de ne pas laisser se créer des dossiers numériques d’archivage courant ?

Avez-vous, comme moi, ou non, l’impression que l’archivage courant numérique se différencie très peu de l’archivage intermédiaire numérique pour ce qui concerne son rangement ?

Auriez-vous d’autres retours d’expériences à faire sur ce thème ?

Auriez-vous d’autres idées pour formuler ce ressenti ?

Avez-vous développé des stratégies pour veiller à faire ranger directement le numérique au bon endroit, même pour ce qui est « En cours » ?

 

Je vous remercie par avance de bien vouloir me faire part de vos retours d’expériences sur ce sujet à l’adresse suivante :

Je pourrais, le cas échéant, en fonction des réponses, faire, par la suite, un bilan, pour toutes et tous, des réponses et témoignages apportés.

 

Bien cordialement.

 

Élisabeth Folliet-Glardon

Pôle patrimoine - SRA, Service régional de l'archéologie

- Chargée de l’archivage (hors archives de fouilles), y compris l’archivage numérique ;

- Arborescence numérique du site de Lyon (créatrice ; chargée de la veille sur l’arborescence) ;

- Correspondante AdlFi (Archéologie de la France-informations)

(Ched)

 

En télétravail les mercredis matins.

Je ne travaille jamais les mercredis après-midi.

 

Portable professionnel : 06 58 81 59 36

Ligne directe : 04 72 00 44 86

 

Drac Auvergne-Rhône-Alpes

Le Grenier d'Abondance - 6 quai Saint Vincent
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