[archives-fr] Archivage des mails : synthèse

[PERONCZYK Magdalena <>]

Bonjour,

Tout d’abord, je tiens à remercier chaleureusement la communauté des archivistes et gestionnaires de l’information pour les nombreux retours que j’ai pu avoir concernant mon message sur le format d’archivage des mails.

Cela a été extrêmement enrichissant, autant pour mes propres connaissances professionnelles que pour les orientations de la stratégie d’archivage des Archives municipales de Blagnac.

Je partage donc ma synthèse ici. Plusieurs solutions d’archivage de mails sont possibles et effectuées au sein des services d’archives :

·         Une conversion des mails vers le format PDF. Ce type de conversion entraîne une perte du lien entre la pièce-jointe et le mail : il conviendrait donc de bien réfléchir au nommage des pièces et de les inclure dans les dossiers correspondants.

·         Une conversion des conteneurs Outlook .pst et des mails .msg en EML. La conversion peut s’effectuer facilement via ReSIP. Ces formats ont l’avantage de pouvoir être lus sur la plupart des boîtes mails (Outlook, Apple Mail, Thunderbird…). EML semble plus adapté pour des messages individuels ou un petit lot de messages. Pour des boîtes mails complètes, l’usage du format MBOX sera peut-être plus pertinent (exemple d’outil de conversion : PST Converter). Le format EML et MBOX permet aussi de conserver le lien avec les pièces-jointes. Ces dernières, parfois dans des formats non pérennes (Excel, Word ou autre), pourront toutefois nécessiter un traitement particulier (ex : extraction…).

Mon idée de départ, qui était d’archiver les mails en .xml, n’était pas forcément la plus pertinente. Du moins, je n’ai pas eu beaucoup de retours sur ce type de conversion pour l’archivage des mails.

Pour ma part, je pense donc changer ma stratégie d’archivage pour convertir les fichiers .msg et .pst vers le format EML en utilisant ReSIP. J’étudierais aussi l’usage de MBOX pour les boîtes aux lettres complètes. Sachant que nous avons de nombreux mails avec des pièces-jointes plus ou moins bien nommées, il me semble que ce format nous assure davantage une conservation du lien mail – pièce-jointe.

En espérant avoir pu être suffisamment claire dans cette synthèse,

Je me tiens à votre disposition pour toute information complémentaire.

Cordialement,

Magdalena Peronczyk

 

  

Magdalena PERONCZYK
Archiviste
Direction des ressources juridiques et de l'assemblée
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