RE: [archives-fr] Statut des archives de société publique locale

[BOURGIN Fanny <>]

Bonjour à tous, 

Pour faire suite à mon message et comme promis voici une synthèse des retours d’expériences et avis reçus concernant le statut des archives de SPL. Je remercie chaleureusement celles et ceux qui ont consacré du temps à ma demande.  Je commence par les informations de Wilfried Prieur du SIAF sur le réseau collaboratif OSMOSE (réponse intégrale ici) qui précise et nuance la réponse à apporter au statut de ces archives par leur attache à une mission de service public notamment en se fondant sur la jurisprudence :  

En se fondant sur la jurisprudence administrative, en l’absence de texte de loi, la reconnaissance d’exercice d’une mission de service public à une personne privée doit être déterminée à partir d’un faisceau d’indices. Dans la jurisprudence du Conseil d’État (décision n° 264541 du 22 février 2007), on peut ainsi comprendre « qu’indépendamment des cas dans lesquels le législateur a lui-même entendu reconnaître ou, à l’inverse, exclure l’existence d’un service public, une personne privée qui assure une mission d’intérêt général sous le contrôle de l’administration et qui est dotée à cette fin de prérogatives de puissance publique est chargée de l’exécution d’un service public ; que, même en l’absence de telles prérogatives, une personne privée doit également être regardée, dans le silence de la loi, comme assurant une mission de service public lorsque, eu égard à l’intérêt général de son activité, aux conditions de sa création, de son organisation ou de son fonctionnement, aux obligations qui lui sont imposées ainsi qu’aux mesures prises pour vérifier que les objectifs qui lui sont assignés sont atteints, il apparaît que l’administration a entendu lui confier une telle mission ». 

Il me semble donc que l’objet social détaillé dans les statuts des SPL est à examiner avec attention pour commencer à s’orienter vers la notion de service public attachée à telle ou telle mission exercée par la SPL. Une SPL détient un actionnariat intégralement public et dans le cas d’ATESART, les collectivités actionnaires représentent une large partie du territoire sarthois (quasiment l’intégralité des communes sarthoises (+ de 70%) et 100% des CDC du territoire). Les missions de la SPL servent l’intérêt général : voirie, eaux, assainissement, aide pour les marchés publics, transitions énergique, archivage, accompagnement sur la rédaction d’actes administratifs sur des opérations foncières pour ses collectivités actionnaires et pour son actionnaire principale (Département) elle accompagne sur des missions de mécénat, transition énergétique et SIG.  

Quant au fractionnement des archives publiques/privées selon les activités, W. Prieur explique que la jurisprudence tend à considérer les documents élaborés ou détenus par la SPL qui ont un lien suffisamment direct avec la mission de service public dont elle a la charge comme des archives publiques. « Les budgets et comptes ont donc, par principe, un lien direct avec la mission de service public et devraient être considérés comme archives publiques. En revanche les documents, décisions ou délibérations, ordres du jour et procès-verbaux du conseil d’administration relatifs au fonctionnement interne de la société pourraient revêtir un caractère privé, car ils ne se rattachent pas de manière suffisamment directe aux missions de service public dont la société est investie ».  

Dans la pratique, les retours d’expérience que j’ai reçus sont de deux ordres :  

Une première position tend à considérer qu’une seule partie des archives de SPL sont publiques : 

Les archives de la vie sociale, administrative et comptable de la société seraient dites archives privées du fait qu'une SPL est définie comme "société anonyme" (circulaire du 29 avril 2011).  

Les archives relevant des missions de prestations d'ingénierie, de mandat public d'études, de travaux, de concession d'aménagement du territoire etc…  pour le compte des collectivités sont des archives publiques. Dans ce cas, la SPL n'aurait pas vocation à garder ces archives. Et ne ferait que l'archivage intermédiaire. Une fois la mission terminée, la SPL devra remettre sous forme de « versement » l'ensemble des archives produites dans le cadre de sa mission envers la collectivité. Je suis perplexe quant à ce retour (qui rejoint, pour partie, l’avis de la SCET), car il me semble que dans ce cadre précis et comme toute relation contractuelle, la SPL comme la collectivité sont responsables chacune des archives produites et reçues (la SPL dans sa responsabilité quant à l’exécution de la mission et/ou qualité de maître d’œuvre et la collectivité comme requérant/responsable/propriétaire des ouvrages ou tout simplement comme maître d’ouvrage).  

Les des archives des assemblées et de la gouvernance ont quant à elles un statut ambiguë de par la définition d’une SPL : société dite « publique » et société anonyme. Il semblerait également qu’en cas de cessation d'activité de la SPL, les archives de la société seront déposées ou versées au service d'archives de l'actionnaire principal (si c'est le département, ce sont les archives départementales par exemple) mais quid des situations pour lesquelles l’actionnaire principal n’est pas doté de service d’archives ? (je pense notamment à certain(es) villes ou EPCI).  

La seconde position tend à considérer les archives des SPL 100% publiques du fait de leur actionnariat intégralement public et de l’action menée qui est liée uniquement à des collectivités publiques (la SPL ne peut opérer que pour ses actionnaires). 

Dans la pratique de collecte, W. Prieur précise : « qu’une enquête menée en 2014 auprès du réseau révèle que les deux tiers des services départementaux d’archives ont collectés des archives d’entreprises publiques locales (sociétés d’économie mixte et sociétés publiques locales) soit sous forme de versement pour les archives produites dans le cadre des missions de service public, soit sous forme de don ou de dépôt pour les archives produites dans le cadre des autres missions ».

J’espère que cet ensemble d'informations pourra éclairer d’autres archivistes dans ma situation.  

Bien cordialement

Fanny BOURGIN 

Archiviste

 

SPL Agence des Territoires de la Sarthe

5 rue Joseph-Marie Jacquard

72100 LE MANS

 

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De : <> de la part de "Fanny BOURGIN" <>
Envoyé : mercredi 15 mars 2023 10:53
À : <>
Objet : [archives-fr] Statut des archives de société publique locale

 

Bonjour à tous,

En pleine élaboration d'un tableau de gestion pour une société publique locale
(SPL) pour laquelle je travaille, la question du statut public ou privé des
archives est remise en question par mes collaborateurs.

Les SPL ont été créées par la loi n° 2010-559 du 28 mai 2010 et les
dispositions ont été codifiées à l’article L. 1531-1 du CGCT. La loi permet en
effet aux collectivités territoriales et à leurs groupements de créer des
sociétés publiques locales (SPL) dont ils détiennent la totalité du capital.
Une circulaire en date du 29 avril 2011 est venue apporter des précisions sur
le régime juridique applicable aux SPL. Une SPL revêt la forme de société
anonyme et est composée d’au moins deux actionnaires. Rien ne précise le
statut de ces archives. Pour le cas d’ATESART, la SPL propose des solutions
d’ingénierie aux collectivités territoriales sur divers domaines. Son
actionnaire principal est le Département, les autres sont des communes et EPCI
du territoire.

Ma direction a souhaité interroger le réseau SCET (Services Conseil Expertises
Territoires), réseau professionnel des EPL, concernant le statut public ou
privé des archives de la société :

Voici sa réponse :
[…] « Tous les documents des EPL ne relèvent pas des archives publiques.
L'article L111- 4duCode du patrimoine précise que les archives publiques sont:
"1° Les documents qui procèdent de l'activité de l'Etat, des collectivités
territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de
droit public.(.../...)
2° Les documents qui procèdent de la gestion d'un service public ou de
l'exercice d'une mission de service public par des personnes de droit privé
(...)"
En conséquence, lorsque vous travaillez avec une collectivité, il convient
d’organiser d’un commun accord avec cette collectivité l’élimination et
l’archivage des pièces. Dans ces conditions, nous vous invitons à vous
rapprocher des collectivités avec lesquelles vous travaillez pour convenir du
devenir de vos archives. »

Outre l’inexactitude de la réponse concernant l’organisation « d’un commun
accord » avec la collectivité « l’élimination et l’archivage des pièces »
puisque ces dernières sont responsables des archives produites ou reçues au
regard du code du patrimoine et des circulaires en vigueur, je m'interroge sur
la seule condition de "travail" avec les collectivités pour caractériser le
champ public des archives produites. Cela voudrait dire que, ne rentre dans le
périmètre des archives publiques, seulement les archives produites dans le
cadre des relations contractuelles ? Les archives de la gouvernance de la
société qui est totalement liée, pensée, définie collectivement par ses
actionnaires publics me semblent pas être aussi à associer à la définition des
archives publiques. La réponse de la SCET ne semble pas envisager une
définition sous cet angle.
Si je suis plutôt d'accord avec le fait que les archives de la vie sociale,
administrative et comptable de la société peuvent être exclues du champ des
archives publiques compte tenu de la définition de société anonyme attribuée
par la loi au SPL ; en revanche, les archives des assemblées, de la
gouvernance de manière générale, ainsi que les archives définitives relatives
aux prestations d'ingénierie réalisées pour les collectivités relèvent selon
moi du domaine public.

Dans le cas d’ATESART, les statuts sont pour moi assez clairs concernant
l'objet social de la SPL : "La Société a pour objet d'apporter, pour le compte
exclusif de ses actionnaires et à leur demande, une offre de service
d'ingénierie publique portant sur l'étude et ou la réalisation de projets liés
à l'aménagement et au développement de leur territoire."
Avez-vous déjà rencontré cette difficulté ? Connaissez-vous des structures
similaires avec les mêmes interrogations ? J’ai également interrogé les
Archives départementales à ce sujet.  Merci pour les éclairages/retours
d’expérience qui pourraient m’aider !

Je m’engage, bien sûr, à faire la synthèse des réponses reçues.

Merci beaucoup pour votre attention.

Bonne journée

Fanny BOURGIN
Archiviste

SPL Agence des Territoires de la Sarthe
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