[archives-fr] appli GENESIS (social) élimination et versement

["REY, Coraline" <>]

Bonjour,

Je fais suite au webinaire secteur social qui a été diffusé mardi 23 mai, et à la fin duquel j'ai posé une question relative à l'élimination et au versement de données et métadonnées provenant de l'application métier Genesis.

Dans notre collectivité, Genesis est utilisé notamment par la Direction de l'Enfance et de la Famille (DEF), et par la Direction de l'Action Sociale de Proximité (DASP).

Afin de respecter le RGPD, nous sommes actuellement en train de réfléchir à l'épuration des mesures (allocations, secours, placement...).

Or, Genesis ne peut que appliquer des règles de pré-épuration et épuration, c'est-à-dire détruire.

Genesis permet d'avoir l'historique des événements et mesures. Cet historique ne se retrouve plus dans les dossiers numériques (à la différence des dossiers papier). J'avais pour idée de "spéciméner" Genesis afin de conserver des traces du fonctionnement des services (processus, actions, déroulés des mesures, temps d'instruction...).

Plusieurs difficultés :

- DEF et DASP ont des DUA et des sorts finaux bien différents (de deux ans pour certaines mesures à 90 ans pour les dossiers ; élimination, échantillonnage ou conservation).

- Genesis ne semble pas permettre de réaliser un tri ou un échantillonnage (pour les dossiers papier de la DASP, jusqu'à présent, nous réalisions un échantillonnage géographique)

- Genesis ne semble pas prévoir le versement

- selon les services : archives hybrides (ampleur différente), avec des supports de stockage différents. Peu de service ont une GED derrière donc actuellement la GED ne contient que quelques types de documents

Mardi, lors du webinaire, une personne a indiqué que certains départements avaient commencé à réfléchir à l'archivage de Genesis.

Peut-être pouvons-nous relancer ces réflexions ?

Dans tous les cas, si d'autres collectivités sont intéressées, je ferai une synthèse des réponses.

Avec mes remerciements. Cordialement,

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Coraline REY Référente archives numériques Service du conseil, de la collecte et du classement Direction de la Culture, des Sports et de la Jeunesse La Loubière - bâtiment B Boulevard Ferdinand de Lesseps 83200 TOULON Adresse postale : 390 avenue des Lices, CS 41303, 83076 TOULON Cedex Téléphone : 06 17 23 07 76 www.archives.var.fr