[archives-fr] Formation réalisée par une association : statut et traitement des archives

[Bruno STEPHAN <>]

Bonjour,

Je suis actuellement archiviste chargé des archives de l’Association des bibliothécaires de France (ABF), diplômé en archivistique depuis un an.

À l’occasion de la journée d’intégration du master de l’université Paris-Saclay / Saint-Quentin-en-Yvelines, où j’ai été et à laquelle j’étais invité en tant qu’ancien avec d’autres camarades, nous avons échangé sur nos postes actuels.

L’ABF étant une association reconnue d’utilité publique (ARUP), un camarade m’a fait remarquer qu’une partie de ses archives est publique, celle concernant "l’exercice d’une mission de service public par des personnes de droit privé", au titre du 2° de l’article L211-4 du Code du patrimoine.

Après réflexion, ces archives peuvent probablement être délimitées autour de la formation, qui est reconnue par l’État car inscrite au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), même si la demande d’inscription doit être renouvelée à l’heure actuelle et dont l’organisme de formation est certifié Qualiopi. Les autres activités, comme le congrès, n’entrant pas dans le cadre de mission de service public, produisent des archives privées. De même, les archives de fonctionnement, comme les assemblées générales et conseils d’administration, entrent aussi dans le cadre des archives privées.

Puisque les archives de la formation sont censées être publiques, les règles des archives publiques et notamment l’élimination doivent s’appliquer. Il a déjà été signalé aux différents responsables régionaux de la formation de bien conserver les archives dans l'attente de consignes plus précises sur leur traitement.

Afin de déterminer au mieux comment procéder, je souhaiterais savoir si vous avez des recommandations à apporter concernant le traitement des archives d'une / de formation(s) effectuée(s) par des organismes relevant des mêmes caractéristiques, à savoir :

- une activité de formation effectuée par une structure de type association reconnue d’utilité publique (ARUP)

- des formations reconnues par l’État : inscrites au Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP) et / ou certifiées Qualiopi, etc.

Le tout, sachant que l’activité de formation ne représente pas la majorité des activités de la structure (contrairement à d’autres structures comme par exemple des universités privées).

J’ai effectué des recherches afin de savoir s’il existe notamment des recommandations ou des tableaux de gestion pour aider au traitement des archives issues de formation réalisées selon les mêmes caractéristiques, mais je n’en ai pas trouvé.

Membre de l’AAF (et plus précisément, depuis le début de mon contrat actuel, de la section des archivistes d’entreprise et du secteur privé [AESP]), j’ai rapidement regardé les documents présents sur le site Internet de l'AAF, mais la documentation présente concerne davantage les archives d’entreprise plutôt que d’association.

Si des organismes de formation entrent tout ou partie dans la situation énoncée ci-dessus, j’aimerais savoir comment vous procédez pour la gestion des archives. Par exemple :

- Quelles sont les durées d’utilité administrative (DUA) et les sorts finaux (conservation définitive, élimination, tri...) ?

- Êtes-vous amenés à remplir des bordereaux d’élimination à faire valider par le service interministériel des archives de France (SIAF) ?

- Au terme de la DUA, devez-vous effectuer des versements (aux Archives nationales ou départementales si la formation est aussi gérée au niveau territorial) ou pouvez-vous conserver les archives dans les locaux de l’association ?

La reconnaissance d’utilité publique (RUP) de l’ABF date de 1969, mais la formation a débuté en 1938. Les archives antérieures deviennent-elles publiques ou restent-elles privées ? Il me semble que les archives antérieures restent privées, si je ne me trompe pas.

J’imagine par ailleurs que le statut d’archives publiques concerne uniquement la ou les formation(s) reconnue(s) par l’État (inscrites au RNCP et / ou certifiées Qualiopi, etc.). Si une formation n’est pas reconnue, malgré le statut d’ARUP, les archives la concernant restent privées.

Par ailleurs, au-delà de la délimitation à laquelle j’ai pensé, d’autres archives pourraient-elles entrer dans le cadre des archives publiques ? Notamment des publications comme Médiathèmes, qui contiennent des guides pratiques et des manuels pédagogiques (https://abf.asso.fr/162/169/678/ABF/la-collection-mediathemes) ou Le métier de bibliothécaire, équivalent de l’Abrégé d’archivistique chez l’AAF (https://abf.asso.fr/162/194/833/ABF/le-metier-de-bibliothecaire) ?

Actuellement en fin de mission, qui se termine ce mois-ci, je demande surtout ces informations pour aider l’ABF à pouvoir procéder de la meilleure manière par la suite.

Se trouve en copie de ce message Delphine Martincourt, responsable de la formation à l’ABF ().

Je vous remercie par avance pour les réponses ou recommandations que vous pourrez m’apporter.

Cordialement,

Bruno STEPHAN

Archiviste à l'Association des bibliothécaires de France