[archives-fr] [Synthèse] Mesures charge d'activé d'un service d'archives

[MARIE Aline <>]

Bonjour à tous,

 

Suite à mon message en date du 13 novembre dernier, j’ai reçu des réponses de la part de 7 collègues, que je tiens à remercier pour leurs contributions.

Voici donc, comme convenu, une rapide synthèse du contenu de leurs messages.

 

La question de la mesure de l’activité d’un service d’archives et des moyens alloués semble être un sujet de travail largement partagé.

 

Certains services ont identifié des référents sur chaque grande mission de la chaîne archivistique.

Ces référents renseignement des tableaux avec des éléments nécessaires à la continuité de l’activité ( en cas de maladie, congés, départ de l’équipe…) et mentionnent également le temps passé sur chaque mission.

Ce travail, parfois contraignant et fastidieux, nécessite, au préalable, la définition claire du périmètre de chaque mission afin d’éviter que plusieurs personnes ne renseignement des informations dessus.

Le temps fourni par les stagiaires et les renforts ponctuels sont également à prendre en compte.

Ce type d’outil est avant tout destiné à présenter la diversité du travail au sein d’un service d’archives et n’ai pas forcément un outil managérial.

L’analyse de ce tableau peut ensuite être plus ou moins détaillée, selon l’objectif recherché et le niveau de détail voulu.  

 

En complément, il est possible de mener une analyse des risques, afin d’évaluer l’impact d’une mission non effectuée ou partiellement effectuée.  

 

 

D’autres services ont d’abord élaboré un projet de service avec différents scénarios : à moyens constants, avec des moyens supplémentaires en insistant toujours sur les enjeux d’une véritable gestion des archives.

La rédaction d’une offre de services, présentant les actions proposées par le service, permet de faire le lien entre les objectifs stratégiques de l’entité et la partie opérationnelle portée par le service archives.

En complément de cette offre de service, du mailing et la production de lettre d’information permettent d’assurer la communication en interne sur l’activité du service. Une évaluation régulière des résultats et des attentes des services est à envisager.

 

Enfin, une attention particulière est à porter aux processus mis en place au sein du service : leur étude permettra d’identifier des actions menées en double ou de manière répétée et pouvant être ainsi améliorées/optimisées.

 

Je reste disponible si vous avez besoin d’informations complémentaires et pour continuer à échanger sur le sujet.

Je vous remercie et vous souhaite à tous une bonne journée.

Cordialement,

 

Aline MARIE

Archiviste

Chef du service « Connaissance documentaire et gestion des informations »

Conseil aux référents archives et aux structures / archivage électronique

Direction des Affaires juridiques et des Assemblées (DAJA)

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