[archives-fr] SYNTH : Dossiers ERP

[Fanny GIRARDOT <>]

Bonjour à tous,

 

Je fais suite à la question posée le mois dernier par notre archiviste-stagiaire Laurence JAILLET au sujet des dossiers d’ERP.

Je remercie vivement toutes les personnes qui ont apporté leur contribution à cette réflexion et vous communique ci-après la synthèse des réponses reçues.

 

Les textes auxquels il est possible de se référer pour déterminer la DUA et le sort final des dossiers d’Établissements recevant du public (ERP) sont :

-          la circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014 (page 64).

-          l’instruction DPACI/RES/2005/19 du 31 décembre 2005 (page 42)

La circulaire de 2014 préconise une DUA à concurrence de la durée de vie de l’ERP puis un tri qualitatif.

 

La production documentaire liée aux ERP se compose de deux ensembles :

-          les pièces liées aux autorisations et au contrôle des ERP (arrêtés d’ouverture / fermeture, plans, notices de sécurité, PV de la commission communale de sécurité et d’accessibilité, …) ;

-          les autorisations de travaux.

Au préalable, il est important de faire la distinction entre l’établissement (raison sociale) et l’ERP en lui-même (bâtiment, local commercial, …) : la fermeture d’un établissement n’engendre pas nécessairement la fermeture de l’ERP dont la durée de vie peut être longue (une même adresse peut accueillir des activités différentes au cours des décennies).

Ensuite, une distinction peut être opérée entre les ERP de la 1^e à la 4^e catégories et ceux de la 5^e catégorie. Parmi des ERP de 5è catégorie, une sélection plus fine peut être effectuée en distinguant les locaux à sommeil dont la liste doit réglementairement être établie tous les ans.

En raison de leur intérêt local particulier (centres commerciaux, lieux cultuels, établissements scolaires, hôtels, …), il est recommandé de conserver de manière exhaustive et pérenne les dossiers d’ERP de catégories 1 à 4. Pour la 5^e catégorie, la conservation peut se faire au cas par cas, des critères de tri peuvent alors être mis en place notamment en fonction du contenu du dossier. Certains services ont fait le choix de conserver les dossiers d’ERP n et n-1 (ERP existant + ERP précédent). Ce choix aboutit, à terme, à l’élimination complète des dossiers d’ERP de 5è catégorie.

À Belfort, le choix a été fait de conserver définitivement tous les dossiers d’ERP, y compris ceux de 5è catégorie. Les dossiers sont classés par adresse (classement alphabétique des rues puis par n° dans la rue), indépendamment de leur catégorie. La distinction entre les catégories se fait dans l’outil informatique. Lorsqu’un bâtiment est détruit, l’intérêt historique du dossier est examiné pour déterminer son sort final. Le classement interne des pièces constitutives des dossiers d’ERP est l’ordre chronologique strict.

Les services qui souhaitent procéder à une conservation partielle de leurs dossiers d’ERP peuvent s’appuyer sur les recommandations du cadre méthodologique de 2014 (échantillonnage systématique et/ou sélection qualitative).

Les autorisations de travaux (AT) font partie intégrante des dossiers d’ERP. Elles doivent donc être conservées selon les mêmes modalités. Une AT doit être déposée pour tout projet de construction, aménagement ou modification d’un ERP. À Belfort, les AT sont conservées à part des dossiers d’ERP, elles sont classées par année et par n° d’enregistrement. Le lien entre dossier d’ERP et AT est fait informatiquement pour les dossiers les plus récents. Pour les dossiers plus anciens, une copie du procès-verbal d’étude de dossier, présent dans le dossier d’AT, est insérée dans le dossier d’ERP. Il est possible d’envisager un tri interne dans les dossiers d’AT (plans annulés, doublons).

Les dossiers d’ERP constituent une production documentaire en perpétuel renouvellement dont la durée d’utilité courante ne peut être fixée. De ce fait, beaucoup de services instructeurs font le choix de conserver ces dossiers dans leurs bureaux et de ne verser aux Archives que les dossiers d’ERP détruits ou restructurés. Il est donc essentiel d’intégrer la problématique de l’espace nécessaire à ces dossiers dans tout projet d’aménagement ou de réaménagement de bureaux dédiés à cette activité.

À noter que les SDIS possèdent les dossiers d’ERP dans le cadre des avis émis pour la partie sécurité contre l’incendie et la panique. La DUA appliquée à ces dossiers est de 5 ans à compter de la fermeture de l’ERP. L’intégralité des dossiers des ERP de catégories 1 à 4 doit être conservée ainsi que ceux dont le type présente un intérêt local particulier. Les dossiers d’ERP de 5è catégorie sont échantillonnés avec un taux de 1/10. Pour ces derniers, certains SDIS choisissent de conserver intégralement les dossiers avec locaux à sommeil. Tous les dossiers dont le sort final est la conservation sont versés aux Archives départementales compétentes.

 

Bien cordialement,

 

Fanny GIRARDOT

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