[archives-fr] dématérialisation des demandes d'autorisation d'urbanisme ; ouverture du SAE à d'autres collectivités : recherche de retours d'expérience

[JACQUET ALINE <>]

Bonjour à tous,

Les Archives municipales et métropolitaines de Saint-Etienne travaillent depuis plusieurs mois sur le thème de la dématérialisation des demandes d'autorisation d'urbanisme (DAU).

Contexte :

Saint-Etienne Métropole (SEM) est composée de 53 communes, dont 28 de moins de 3500 habitants. 

SEM met à disposition des communes de son territoire un logiciel pour le dépôt en ligne des DAU et leur instruction. Elle leur propose également de réaliser l'instruction des DAU. Chaque commune est libre de conventionner pour l'utilisation de l'outil, pour la délégation de l'instruction ou pour les deux.

L'outil utilisé par SEM est Cart@DS depuis la fin de l'année 2023. Suite à un changement de logiciel, les données de Droits de Cité ont été reprises.

Mutualisées entre la ville centre (Saint-Etienne) et l'EPCI Métropole, les Archives de Saint-Etienne ne sont pas mutualisées avec d'autre commune du territoire métropolitain. 

Notre service est équipé d'un SAE en production avec le logiciel as@lae.

Questions :

L'évolution de la dématérialisation de la procédure d'instruction des DAU pose de nombreuses questions dans le domaine archivistique. Après avoir pris connaissance de la réglementation et du contexte local, nous aimerions maintenant faire appel au réseau des archivistes sur le sujet de l'accompagnement des communes du territoire métropolitain. 

• numérisation des dossiers papier :

La numérisation des dossiers déposés en papier par les pétitionnaires est réalisée par les agents des communes. La qualité de cette numérisation est variable et les documents papier pas toujours conservés. Avez-vous réalisé des outils ou guides à destination des communes pour leur rappeler leurs obligations et les aider à réaliser la numérisation dans de bonnes conditions et avec des résultats corrects ? Le guide du SIAF publié en 2022 est très complet mais peut-être un peu trop complexe au premier abord.

• archivage électronique :

L'archivage définitif des DAU est de la responsabilité de chaque commune. Néanmoins, l'archivage électronique sur le long terme est un sujet technique hors de portée de petites communes. Nous envisageons donc d'assurer cet archivage pour le compte des communes. Pour les communes dont les données et documents passent par le logiciel Cart@DS, l'archivage pourrait être réalisé depuis cet outil. 

Certains parmi vous ont-ils déjà réfléchi voire réalisé l'ouverture de leur SAE à d'autres collectivités ? Quel statut juridique avez-vous choisi : mutualisation, offre de service, autre ? Quel mode de gouvernance a été mis en place ?

• convention de délégation d'instruction :

La convention de délégation d'instruction des DAU à SEM comporte un article sur l'archivage qui devra être mis à jour pour permettre la prise en charge de l'archivage électronique. Auriez-vous des exemples à nous communiquer pour nous inspirer ?

Nous sommes bien évidemment en contact avec les Archives départementales de la Loire sur ces sujets-là. 

Si vous souhaitez attirer notre attention sur d'autres points, n'hésitez pas !

Par avance, nous vous remercions pour votre aide précieuse !

Cordialement,

		ALINE JACQUET Archiviste  T 04 77 34 40 42 Affaires culturelles Archives municipales et métropolitaines 164 Cours Fauriel 42100 Saint-Etienne saint-etienne-metropole.fr saint-etienne.fr

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