[archives-fr] Dossiers d'autorisation d'urbanisme : demande d'informations sur la production des registres

[MOHNEN Vincent <>]

Bonjour,

 

 

Dans le cadre de la construction des SI de la métropole bordelaise autour de la prise en compte du cycle de vie dématérialisé des dossiers d’autorisation d’urbanisme, nous souhaiterions recueillir votre expérience quant à la constitution des deux types de registres évoqués dans le référentiel de conservation du SIAF publié en 2024 et visant à accompagner la dématérialisation et l’archivage des dossiers d’urbanisme.

 

L’archivage définitif de ces documents y est requis :

Typologie	DUA	Date de début de la DUA	Sort final à fixer en accord avec l'administration des archives	Références réglementaires	Observations
Registres des actes d’autorisation d’urbanisme	Validité	Clôture du registre ou définition d’une stratégie d’export des registres depuis les applications de gestion	C	R. 2122-7 du Code général des collectivités territoriales	DAF/DPACI/RES/2009/018 p. 18
Registre des dépôts de demande	Validité			R424-15 du Code de l’urbanisme	DAF/DPACI/RES/2009/018 p. 109

 

Cependant, avec la dématérialisation des dossiers d’urbanisme ces registres ne sont pas produits dans notre collectivité. La solution logicielle métier utilisée à Bordeaux Métropole est Cart@DS, de la société Inetum. Nous les avons interrogés sur le sujet car il n’est pas possible aujourd’hui d’extraire du SI métier les données à archiver.

Notre éditeur nous a envoyé une fin de non-recevoir et a affirmé qu’il était conforme à la réglementation.

 

Par ailleurs, cette non-constitution des registres pourrait également poser un problème pour l’élimination des permis refusés :

Typologie	DUA	Date de début de la DUA	Sort final à fixer en accord avec l'administration des archives	Observations
Permis refusé et annulé (construire, aménagement, démolir, transfert, modifier)	10 ans	Date de décision expresse ou tacite	D Sélection possible d'un échantillon de dossiers à titre de témoin. Voir fiche d’évaluation.	L'archivage des dossiers d'autorisation d'urbanisme abandonnés, ou sans suite n'est pas obligatoire, car ceux-ci n’ont pas fait l’objet de décision et peuvent être considérés comme des documents préparatoires. Elimination, sous réserve de la constitution d’un registre.

 

La fiche d’évaluation archivistique des documents d’autorisation d’urbanisme du SIAF de 2024 détaille cette réserve sur l’élimination des permis refusés :

« La conservation des demandes refusées pourra être réévaluée localement selon l’intérêt que peuvent avoir ces permis pour comprendre le processus d’attribution mais aussi pour avoir une vision complète des demandes déposées par les pétitionnaires. Il conviendrait par ailleurs de conserver les dossiers de permis refusés dans le cas où la commune ne tiendrait pas de registre des arrêtés d’urbanisme. » (p.29).

« Il est à noter que dans un contexte numérique, ce registre ne sera pas forcément généré par toutes les applications disponibles sur le marché. En conséquence, les préconisations concernant l’archivage restent inchangées si celui-ci existe et peut être exporté des applications. » (p.30)

 

 

Nous aimerions ainsi vous solliciter afin de savoir comment ce sujet était traité dans vos collectivités et si vous aviez connaissance de l’existence éventuelle d’un club utilisateur des éditeurs de logiciels de gestion des dossiers d’urbanisme dématérialisés pour les interroger sur le sujet si nécessaire.

 

 

Nous vous remercions beaucoup d’avance et vous souhaitons une bonne journée,

 

Bien cordialement,

 

 

Vincent Mohnen
Archiviste en charge de la gouvernance documentaire
Service de la Gouvernance et de l’Appui documentaires

Direction de la Gouvernance documentaire et des Archives
Direction générale Ressources humaines, Transformation et Administration générale

Tél. : 05 35 38 82 24
Mél :

Parvis des Archives
33100 Bordeaux
https://archives.bordeaux-metropole.fr/