[archives-fr] Recherche de retours d’expérience et d’exemples de CCTP : Numérisation dossiers locataires, DOE/Plans et autres fonds documentaires (organisme HLM)

[Gilchrist AVLESSI <>]

Bonjour à toutes et à tous,

Dans le cadre d’un projet de numérisation à grande échelle au sein d’un organisme HLM, nous envisageons de préparer un CCTP pour lancer un marché ou une consultation. Le périmètre couvre notamment:

• Dossiers locataires
• DOE, plans et documents techniques du patrimoine
• autres séries priorisées

Afin d’aligner notre besoin sur les bonnes pratiques du secteur et gagner du temps, je sollicite la communauté pour:

1. Exemples de documents

• Modèles de CCTP ou extraits de clauses techniques et de service adaptées aux bailleurs sociaux
• Trames d’inventaire ou de préparation de fonds
• Plans qualité, protocoles de numérisation fidèle, grilles de contrôle

2. Retours d’expérience

• Volumes traités, délais réalistes, organisation en phase pilote puis déploiement
• Clauses qui ont bien fonctionné et celles à éviter
• Pièges fréquents et leviers clés de réussite
• Niveaux de qualité atteignables et modalités de contrôle (échantillonnage, taux de reprise, gestion des non-conformités)

3. Points techniques et réglementaires

• Normes et référentiels utilisés
•  exigences RGPD,
• Choix de formats et paramètres: PDF/A, 300 dpi mini, OCR, indexation, nommage, métadonnées minimales pour dossiers locataires et plans
• Gestion des plans grands formats, traitements spécifiques, colorimétrie
• Intégration GED et interopérabilité future avec un SAE

5. Budget et relations prestataires

• Ordres de grandeur budgétaires selon volumes et complexité
• Références de prestataires ayant déjà travaillé pour des structures HLM sur ces périmètres
• Clauses contractuelles utiles pour sécuriser délais, qualité et réversibilité

Si vous disposez de CCTP, trames, ou retours d’expérience partageables (même anonymisés), je suis preneur.

Des recommandations de partenaires ou contacts sont également bienvenues.

Un grand merci d’avance pour vos partages. Je pourrai compiler les contributions et renvoyer un bref retour à la liste si utile.

Cordialement,

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Gilchrist AVLESSI
Archiviste Numérique
Consultant Gestion Documentaire
Communicateur Info-Doc
Producteur et Réalisateur Podcast Univers des SID / L'Afrique Talentueuse
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