RE: [archives-fr] Identifiant numérique dossiers agents

[Guillaume Tuloup <>]

Bonjour à toutes et tous,

 

Juste un point d’attention dans le cadre de cet échange : les modalités de traitement du numéro d’inscription au registre sont strictement encadrées par l’article 30 de la loi Informatique et libertés, précisé au sein du décret n° 2019-341 du 19 avril 2019 relatif à la mise en œuvre de traitements comportant l'usage du numéro d'inscription au répertoire national d'identification des personnes physiques ou nécessitant la consultation de ce répertoire.

Selon le protocole d’utilisation du NIR, s’il est retenu comme clef d’identification des dossiers de carrière au sein d’un système d’information, il peut être pertinent de vérifier que ce traitement de donnée est bien prévu au décret sans quoi son enregistrement pour cette finalité spécifique pourrait être problématique.

 

A toutes fins utiles, la page de la CNIL dédiée au décret, ainsi que la réponse (courte) de la CNIL à la question « Peut-on utiliser le numéro de sécurité sociale pour la gestion des ressources humaines ? ».

 

Bien cordialement,

 

Guillaume Tuloup
Responsable du Pôle Archives – Délégué à la protection des données

Pôle Archives (DEM.248/A.008)

Direction des affaires juridiques, institutionnelles et des marchés (DAJIM)
Tel : 04.78.69.70.47 / 07 77 78 82 55

Mel - archives :

Mel – dpo :

Campus Berges du Rhône 18 quai Claude Bernard F69365 Lyon Cedex 07

 

De : <> De la part de Marie-Claude Delmas
Envoyé : mercredi 21 janvier 2026 16:21
À : Morgane Soto <>
Cc : ; archives-fr <>
Objet : Re: [archives-fr] Identifiant numérique dossiers agents

 

Le numéro INSEE, plus exactement le numéro du Répertoire national d'identification des personnes physiques (NIR)
se compose du sexe, année, mois, département, commune et numéro d'ordre de naissance sur le registre des naissances de l'état civil de la commune, enfin d'une clé.
Les Français nés à l'étranger ont un numéro NIR (le pays remplace le département)
Les personnes étrangères vivant en France ont également un  numéro NIR. 

.
C'est le code le plus sûr dont on dispose pour individualiser une personne car il est fondé sur les registres d'état civil de naissance. 

Même si on change le numéro de sexe 1 en 2 ou 2 en 1, cela ne peut pas modifier l'ensemble,
je pense que la clé (deux derniers chiffres) pourrait automatiquement être modifiée. 
Je n'ai pas le temps de faire la recherche : il faut consulter la législation française (loi et décrets d'application).

Bien cordialement.
Marie-Claude Delmas 

De : "Morgane Soto"
A : "Marie-Claude Delmas" ,"" ,"archives-fr"
Envoyé: mercredi 21 Janvier 2026 14:48
Objet : Re: [archives-fr] Identifiant numérique dossiers agents
 

Alors oui... mais non. Il existe une situation précise qui permet le changement du NIR, et c'est dans le cas d'une transition de genre, ou le 1 devient 2 et le 2 devient 1, ce qui ferait s'effondrer tout l'intérêt de cette clé.

 

--

Morgane SOTO Archiviste 04 67 14 24 95 DMG/DMG DIR POLE ADM DMG Bureau 112 - DMG(Bâtiment O)
UNIVERSITÉ DE MONTPELLIER PAUL-VALÉRY Route de Mende - 34199 Montpellier cedex 5 https://www.univ-montp3.fr/ "Parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance."

 

Le mercredi 21/01/2026 13:39, Marie-Claude Delmas <> a écrit :

De  : Marie-Claude Delmas <>
Envoyé le  : mercredi 21/01/2026 13:39
À : <>
Cc : archives-fr <>
Objet : Re: [archives-fr] Identifiant numérique dossiers agents
 

Prendre le numéro INSEE des personnes. C’est son objectif!

Cordialement.

Marie-Claude Delmas 
 

Envoyé de mon iPhone

 

Le 20 janv. 2026 à 21:37, a écrit :
 



Bonjour à tous,

 

Tous mes voeux pour la nouvelle année !

 

Dans le cadre d'un travail opéré sur l'archivage numérique des dossiers RH, je suis à la recherche de pistes pour la caractérisation des dossiers agents. Quelle clef d'identification utilisez-vous pour être en mesure de lier ensemble les dossiers malgré les changements de noms/prénoms/statut/contrats ? Comment procédez-vous pour retrouver cette clef lorsqu'un agent est réembauché plusieurs années après son premier contrat ?

 

Par ailleurs, savez-vous si la bibliothèque de profils d'archivages de SHERPA a été basculée ailleurs au moment de son décommissionnent ?

 

En vous remerciant et vous souhaitant une bonne journée,

Bien cordialement,

Charlotte Pocard Archiviste - DiPPAQ (Dir. Pilotage et Projets Transversaux, Amélioration Qualité) Université Grenoble Alpes   Bureau 311, Bâtiment Présidence 621 avenue Centrale, 38400 Saint-Martin-d'Hères Université Grenoble Alpes Tel : +33 4 76 74 34 72 Vous n'avez pas à répondre avant votre retour à un courriel reçu en dehors de vos heures de travail ou pendant vos congés.

 

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