[archives-fr] Dématérialisation du dossier d'aide sociale - Protocole de de dématérialisation

["Thibaud PETER" <>]

Bonjour,

Dans le cadre de la dématérialisation du dossier d'aide sociale aux adultes
(ASA), les Archives départementales de La Réunion sont amenées à s'interroger
sur la possibilité de détruire de manière anticipée les documents papier après
leur numérisation et leur intégration au sein d'une GED.

La gestion de l'aide sociale au sein du Conseil départemental de La Réunion se
fait avec l'outil Solis qui est couplé à la GED Multigest. Cette dernière
permet de gérer l'ensemble des documents d'aide sociale, qu'ils soient natifs
électroniques ou arrivant par voie dématérialisée ou encore issus de la
numérisation de documents sur support papier.

Afin d'optimiser la gestion des dossiers d'aide sociale et également alléger
le travail de gestion et d'archivage des dossiers au sein des services en
charge de l'aide sociale (qui est aujourd'hui double à savoir, toujours la
tenue d'un dossier papier et également la numérisation complète des documents
et intégration au sein de la GED), les Archives départementales mènent une
réflexion sur la possibilité de détruire de manière anticipée les documents
papier après leur numérisation et leur intégration au sein de la GED. Cette
réflexion s'appuie notamment sur le vademecum du SIAF de 2014 sur le sujet.

Afin de pouvoir nous aider dans cette réflexion, nous sommes à la recherche
d'autres collectivités ayant menées des projets similaires et qui ont pu
établir des protocoles afin de pouvoir détruire de manière anticipée les
documents papier après leur numérisation et leur intégration au sein de la
GED. Nous sommes également preneur d'exemples de documents que certains
d'entre vous aurez pu établir dans le cadre de projets similaires, cela nous
aiderait grandement.

Merci par avance pour votre aide !

Cordialement

Thibaud PETER
DÉPARTEMENT DE LA RÉUNION
Archives départementales
Chef de projet archivage électronique
Mail : 
Mobile (+262) 06 92 42 65 97
Tél. (+262) 0262 94 04 53