RE: [archives-fr] Comment contrôler la bonne gestion des archives courantes par les services producteurs ?

[Doom Vincent <>]

J'ai une expérience ancienne mais qui, bien que peu considérée, a fonctionné certes pour le papier et dans une petite collectivité, la commune de Douai, lors de mon pontificat, un septennat, de 1998 à 2003 puis je crois pour celui de mon successeur. Elle reposait sur une opération de management participatif, c'était la mode, qui a abouti à la rédaction d'une charte d'archivage au sens médiéval du terme sans sceau mais avec les seings du maire, du secrétaire général, des chefs de service et des correspondants-archives dont l'application a eu pour conséquence l'établissement de tableaux de gestion par unités, constitués au fur et à mesure des entrées et comportant des analyses forgées structurées en plans de classement. La question de la structuration par fonction a fini par s'imposer.

La rédaction des bordereaux et les éliminations était quasiment automatiques - un peu comme Rameau - et l'indexation pour ceux qui la trouve indispensable. Les documents éliminables se retrouvaient en fin de versement et nous réfléchissions à la question du tri interne mais les consignes devaient normalement figurer dans les tableaux. Je pense aux marchés publics et à leurs multiples ramifications.

Je prévoyais l'élaboration d'un intranet par le concepteur du progiciel mais j'ai vogué vers d'autres cieux. Toutefois, point n'est besoin de tels outils. Un tableur bien programmé suffirait. Nos informaticiens savent faire. L'avantage du réseau permet d'éviter la ressaisie des données mais évidemment cela a un coût. Ainsi le temps est capitalisable et Dieu sait qu'il compte dans notre métier.

Nous n'intervenions plus que pour le conditionnement, c'est un vrai défi, et pour les dossiers nouveaux. Je me dis aujourd'hui que le numérique rend les choses finalement plus simples en se passant des opérations physiques dont j'ai pu constater la non adhésion par les agents : c'est fatigant et souvent cela salit.

Système qui peut relever du mythe. En concentrant nos efforts sur la connaissance et sur les tâches difficilement automatisables, cela marchait plutôt bien sauf dans le cas d'un refus de participation évidemment. Les correspondants servaient plus de moyens de communication pour les archives. Il est illusoire de penser qu'ils ont une action plus dynamique. L'avantage est que notre langue si particulière est comprise par tous. Les maîtres-mots sont la simplicité et la fluidité.

Je ne vous ennuierai pas avec les documents que j'ai archivés électroniquement - presque - mais si certains sont intéressés, je peux les fournir. J'ai envisagé un article dans la Gazette mais faute de temps, je n'ai pas eu l'occasion de le faire. Comme je suis retraité, je l'envisage. C'est de la salade interne. Je la trouve bien utile. Toutefois, comme mes congénères, je suis plutôt très occupé.

La charte unique, mais des "vidimus", réalisée par un graphiste, est accrochée près du bureau du maire. J'ai dû la déplacer de quelques pas pour une photo d'un maire décédé... Elle devait être un peu pertinente car les AD59 où j'ai sévi 2 ans, de 2003 à 2005, s'en sont largement in insprié pour introduire le tableau de tri et de conservation fonctionnel que j'ai coordonné des archives de la préfecture qui devaient impérativement passer de 14 kml à 5 au maximum. Je crois que l'idée a été reprise pour d'autres services de l'Etat ensuite. Défi relevé, il me semble et aujourd'hui on voit des chartes partout.

Bonne soirée

Vincent Doom

Envoyé depuis l'application Mail Orange
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 De : Le Maguer <>
 Envoyé : mardi 07 mars 2023 10:26
 À :
 Objet : [archives-fr] Comment contrôler la bonne gestion des archives courantes par les services producteurs ?

Bonjour à tous,

Dans le cadre de la démarche de records management initiée par mon service,
nous avons mis en place plusieurs procédures de gestion des documents et des
données pour les services producteurs. Force est de constater que nous avons
peu de moyens de suivi et de contrôle avant le versement des archives. Pour
pallier au mieux à cet état, nous essayons de garder un lien étroit avec les
services en amont du processus et de faire des actions de sensibilisation.

Je suis actuellement à la recherche de conseils et de retours d'expérience sur
le suivi et le contrôle de l'application des procédures de gestion des
archives courantes par les services producteurs. Avez-vous des outils
permettant de faire des stats, afin de suivre le degré d'application des
process ? Quels moyens avez-vous face à un service qui ne fait pas son
archivage ? Avez-vous pu systématiser les versements (au delà du simple bon
vouloir des services), si oui comment ?

En vous remerciant par avance pour vos retours.

Stéphane LE MAGUER
Record manager - responsable du service Archives à Lille Métropole Habitat
(LMH)

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