Re: [archives-fr] Mise en place d'une Plateforme collaborative

[emilia molina <>]

Bonjour Madame,

Je suis chargée du lancement d'une plateforme GED collaborative au sein de la CPCU, dédiée à l’échange des documents avec les entreprises extérieures. L'outil est la console Seolan, solution de GED supportée par l'éditeur Xsalto. Le paramétrage de la plateforme s'appuie sur des spécifications techniques. Un profil est attribué à chaque utilisateur : lecteur ou contributeur (avec des droits de modification sur les documents). Une arborescence standard est prévue pour répondre aux besoins de chacun.

Les chefs de projets métiers ont participé à la spécification de la plateforme et représentent leurs métier et spécialité.​
Trois entreprises extérieures ont participé au développement et aux tests de la plateforme.
Son déploiement est en cours et sa mise en production en mode dégradé est prévue en mars 2023.

Les principes fondateurs de la plateforme :​
-Un accès sécurisé pour les internes et entreprises (intranet + OKTA)​
-Un modèle unique et simple pour tous les projets​
-Des espaces projets dédiés​
-Seuls les documents des entreprises transitent sur cette plateforme (BE, MOE, CSPS, CT Entreprises…)​
-Les documents CPCU continuent d’être stockés sur i/ ou des SharePoint dédiés​
-La plateforme n’est pas le lieu de stockage définitif des documents (espaces éphémères) et un archivage est prévu dans les coffres à plans à la fin des projets​
-Une gestionnaire de la plateforme qui appuie les utilisateurs dans la prise en main de l’outil​
-Rédaction de manuels utilisateurs (MOA, MOE, BE, CSPS, entreprises extérieures, contributeurs et lecteurs…), de l'histoire de la construction de la GED projets.
-Tutoriels vidéos

 

Bien cordialement,

Em

Le mardi 14 mars 2023 à 18:06:19 UTC+1, KRAJKA Florence" (via archives-fr Mailing List) <> a écrit :

Bonjour,

 

Voici une question plus large que le « simple » travail des archivistes : notre Communauté d’agglomération veut développer une plateforme collaborative avec 2 versants. Le premier en direction des élus communautaires et municipaux, le deuxième de l’agglomération vers les agents des communes-membres.

A priori cette plateforme sera développée sur Amétys, outil déjà utilisé pour l’Intranet.

Mes questions porte que la méthodologie préparatoire : comment évaluer les besoins, les sources d’infos, ainsi que la pertinence de leur partage ; comment concrètement organiser et construire cette plateforme ?

 

Vos retours d’expérience me seraient donc très utiles.

De même si votre collectivité a mis en place un tel outil, si vous pouvez me donner les coordonnées des chefs de projet, afin que je me mette en contact avec eux.

 

D’avance merci,

Florence KRAJKA Chargée mission Digitalisation   Direction de l’Administration Générale Communautaire Communauté d'agglomération Porte de l'Isère 17, avenue du Bourg - BP 90592 38081 L'ISLE D'ABEAU CEDEX

Tél. : 04 74 27 28 00 L. D.: 3821

 

Adoptez l'éco-attitude. N'imprimez ce courriel que si c'est vraiment nécessaire.

 

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