[archives-fr] TR: Coût archivage électronique

[Claire Larrieux - Déléguée générale <>]

Bonjour

 

Je vous transfère ci-dessous la synthèse effectuée par Lena Auduberteau concernant sa question sur le coût de l’archivage électronique, qui avait intéressé beaucoup d’entre vous.

 

Bien à vous,

 

Claire LARRIEUX Déléguée générale   Association des archivistes français Formation et publications gérées par AFF 6-8 rue Jean-Marie Jégo - 75013 Paris   Ligne directe : 01 46 06 40 12 Portable pro : 06 72 11 57 88   Décollage dans les archives : catalogue des formations 2024 !

 

 Bonjour,

Suite à mon message envoyé le 05 septembre sur la liste concernant les coûts de l'archivage électronique, voici une rapide synthèse des 3 réponses obtenues concernant les coûts de l'archivage électronique. Je remercie encore une fois les personnes qui ont pris le temps de me répondre.

- 1 service d'archives municipales et communautaires (65 000 habitants ville – 100 000 habitants sur l'agglo).

Acquisition de la solution ASALAE en 2021. 1 unique SAE qui fait de l'intermédiaire et du définitif, pour l'instant en base de test. SAE hébergé en interne (avec un site principal, un site de réplication et un site de sauvegarde (sur support froid)).

Acquisition du logiciel : 26 000 euros (investissement), 85 000 euros sur 5 ans pour le fonctionnement et la maintenance.

Acquisition de connecteurs : 22 000 euros d'investissement pour 3 connecteurs (sur 2022-2023), 24 000 euros de fonctionnement sur 5 ans.

Sur 5 ans on est sur du 150 000 euros (estimés).

 

- 1 service d'archives d'une commune de 10 000 habitants

ASALAE, en phase de test aujourd'hui, prochainement en production. 2 flux pilotes (dont les marchés).

Coûts pour la conduite de projet, l'installation d'ASALAE et la formation au logiciel : 12 000 euros. Travail sur 2 flux : 6000 euros.

Maintenance et mise à jour annuelles : 2 500 euros.

= 20 000 euros environ.

 

- 1 service d'archives municipales qui a mutualisé son SAE avec le service intercommunal (Ville de 115 000 habitants, 230 000 habitants sur l'agglo).

1 SAE ASALAE qui fait de l'intermédiaire et du définitif. Données hébergées chez l'éditeur pour le moment. 2 services pilotes : marchés et finances.

→ Prévisions de coûts : 220 000 euros sur 4 ans (logiciel, connecteurs, formations, maintenance…).

 

Des échanges que j'ai pu avoir, voici ce qui ressort et qu'il faut prendre en compte dans les coûts :

- l'acquisition du logiciel, les infrastructures, la formation du personnel,

- les mises à jour et la maintenance du logiciel,

- le travail sur les flux pilotes, assistance, formations de l'éditeur,

- l'acquisition de connecteurs,

- le mode d'hébergement des données (interne, chez le prestataire etc).

- la quantité de documents conservés dans le SAE (plus il y en a, plus il faut d'espace de stockage),

- les coûts humains : ne pas oublier l'e-archiviste s'il y en a un, les informaticiens qui travaillent sur le projet etc.

- ne pas hésiter à demander les subventions qui existent (ex : ANET).

 

En espérant que cela pourra en aider certains/certaines d'entre vous.

Cordialement,

 

Léna AUDUBERTEAU

Archiviste – Archives municipales et communautaires de Laval

1 rue Prosper Brou

CS 71327

53013 LAVAL CEDEX

02 43 49 85 81