[archives-fr] TR: Coût archivage électronique

[Bourmaud Angelique <>]

Bonjour à tous,

 

Je me permets de compléter à mon tour (avec ma petite expérience) la synthèse de Léna AUDUBERTEAU pour noter qu’il est important de comparer les projets d’archivage numérique en fonction :

• du scénario choisi : SAE internalisé, tiers-hébergement (TH), tiers-archivage (TA). Chaque scénario a ses avantages et ses limites. Une administration sans ressources humaines suffisantes (archiviste expert, service informatique engagé, etc.) ne pourra se permettre d’envisager le TH ou un SAE internalisé. A l’inverse, une administration avec de la ressource pourra trouver le TA rapidement contraignant.
• des volumétries concernées par l’archivage. Pour ma part, j’ai effectué des simulations de volumétrie sur 20 ans, s’agissant pour nous de flux à DUA longues (10 ans, 20 ans, 50 ans) ;
• du nombre de connecteurs que vous souhaitez développer. En fonction du type de flux à automatiser, le coût du développement sera + ou – important. Un flux déjà connu du prestataire (@ctes, PES) sera moins coûteux qu’un flux qui n’a jamais été travaillé par ce dernier. Il faut également s’assurer que le prestataire sera en capacité (ressources humaines) ou aura l’envie de travailler avec vous sur tel ou tel nouveau flux. Un flux = un projet = un tarif. L’idéal est de les échelonner dans le temps. Chaque lancement de flux a un coût et sa charge de travail qui va avec…
• du coût global pour chaque scénario : si le coût d’installation et de mise en œuvre est fixe, celui du fonctionnement annuel est tout autre. Il faut prendre en compte : le maintien en condition opérationnelle et/ou abonnement et le coût du stockage des données. Le coût de stockage est une part variable qui peut (encore plus pour une administration en charge de l’archivage définitif) prendre rapidement des proportions importantes. Ce sont les projections financières, sur plusieurs années, de ces coûts de stockage qui pourront aiguiller et aider l’administration à aller vers tel ou tel scénario. De mon côté, j’ai réalisé des projections (coût maintien en condition opérationnelle + coût de stockage) sur 20 ans, en prenant le soin de comparer : 2 prestataires de TA, et 3 de TH. Un travail de fond et de sourcing assez important, mais nécessaire pour s’éviter bon nombre de difficultés une fois l’administration engagée avec un prestataire.

 

Aussi, la question de l’orchestrateur proposé par les prestataires ne doit pas être négligée (contraintes/besoin de votre service informatique, outils et applications métier déjà existants du côté des services producteurs, etc.).

 

Tout ça pour dire qu’en matière d’archivage numérique, il est très difficile de comparer sa situation avec celle des autres, en ce même pour des administrations à taille ou compétences similaires. Si la comparaison semble être quelque chose de rassurant, je conseille plutôt un comparatif pour des flux similaires.

Deux administrations à compétences égales ne s’engagent pas nécessairement de la même manière et au même rythme vers la voie de la dématérialisation. Enfin dernier point à ne pas négliger ou en tout cas à avoir en tête : les coûts de réversibilité du côté de l’ancien hébergeur et le coût de reprise de ces mêmes données par le nouvel hébergeur. Aucun prestataire n’est à l’abri d’une perte ou d’un non renouvellement de sa certification/de son agrément.

 

Encore merci pour nous avoir adressé une synthèse des réponses reçues.

Belle journée,

 

 

Mme Angélique Bourmaud GROUPEMENT ADMINISTRATION FINANCES Archiviste / PRADA Tél : 02 51 45 49 97 email : ou

Service départemental d’incendie et de secours de la Vendée
Les Oudairies – BP 695 – 85017 La Roche-sur-Yon
www.sdis-vendee.com /    

 

 

De : <> De la part de Claire Larrieux - Déléguée générale
Envoyé : mardi 10 octobre 2023 16:28
À :
Objet : [archives-fr] TR: Coût archivage électronique

 

Bonjour

 

Je vous transfère ci-dessous la synthèse effectuée par Lena Auduberteau concernant sa question sur le coût de l’archivage électronique, qui avait intéressé beaucoup d’entre vous.

 

Bien à vous,

 

Claire LARRIEUX Déléguée générale   Association des archivistes français Formation et publications gérées par AFF 6-8 rue Jean-Marie Jégo - 75013 Paris   Ligne directe : 01 46 06 40 12 Portable pro : 06 72 11 57 88   Décollage dans les archives : catalogue des formations 2024 !

 

 Bonjour,

Suite à mon message envoyé le 05 septembre sur la liste concernant les coûts de l'archivage électronique, voici une rapide synthèse des 3 réponses obtenues concernant les coûts de l'archivage électronique. Je remercie encore une fois les personnes qui ont pris le temps de me répondre.

- 1 service d'archives municipales et communautaires (65 000 habitants ville – 100 000 habitants sur l'agglo).

Acquisition de la solution ASALAE en 2021. 1 unique SAE qui fait de l'intermédiaire et du définitif, pour l'instant en base de test. SAE hébergé en interne (avec un site principal, un site de réplication et un site de sauvegarde (sur support froid)).

Acquisition du logiciel : 26 000 euros (investissement), 85 000 euros sur 5 ans pour le fonctionnement et la maintenance.

Acquisition de connecteurs : 22 000 euros d'investissement pour 3 connecteurs (sur 2022-2023), 24 000 euros de fonctionnement sur 5 ans.

Sur 5 ans on est sur du 150 000 euros (estimés).

 

- 1 service d'archives d'une commune de 10 000 habitants

ASALAE, en phase de test aujourd'hui, prochainement en production. 2 flux pilotes (dont les marchés).

Coûts pour la conduite de projet, l'installation d'ASALAE et la formation au logiciel : 12 000 euros. Travail sur 2 flux : 6000 euros.

Maintenance et mise à jour annuelles : 2 500 euros.

= 20 000 euros environ.

 

- 1 service d'archives municipales qui a mutualisé son SAE avec le service intercommunal (Ville de 115 000 habitants, 230 000 habitants sur l'agglo).

1 SAE ASALAE qui fait de l'intermédiaire et du définitif. Données hébergées chez l'éditeur pour le moment. 2 services pilotes : marchés et finances.

→ Prévisions de coûts : 220 000 euros sur 4 ans (logiciel, connecteurs, formations, maintenance…).

 

Des échanges que j'ai pu avoir, voici ce qui ressort et qu'il faut prendre en compte dans les coûts :

- l'acquisition du logiciel, les infrastructures, la formation du personnel,

- les mises à jour et la maintenance du logiciel,

- le travail sur les flux pilotes, assistance, formations de l'éditeur,

- l'acquisition de connecteurs,

- le mode d'hébergement des données (interne, chez le prestataire etc).

- la quantité de documents conservés dans le SAE (plus il y en a, plus il faut d'espace de stockage),

- les coûts humains : ne pas oublier l'e-archiviste s'il y en a un, les informaticiens qui travaillent sur le projet etc.

- ne pas hésiter à demander les subventions qui existent (ex : ANET).

 

En espérant que cela pourra en aider certains/certaines d'entre vous.

Cordialement,

 

Léna AUDUBERTEAU

Archiviste – Archives municipales et communautaires de Laval

1 rue Prosper Brou

CS 71327

53013 LAVAL CEDEX

02 43 49 85 81

 

 

 

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