Re: [archives-fr] Rép. : Dématérialisation du dossier individuel de l'agent

[Laura Chevalier <>]

Bonjour Madame Daoudi, 

Nous vous remercions pour tous ces éléments permettant la dématérialisation du dossier individuel de l'agent. Je me permets de compléter sur certains points.

Concernant la gouvernance, il est indispensable d'associer côté DSI les RSSI et surtout les DPO ou tout autre délégué à la protection des données. C'est un projet qui doit avant tout être piloté par le métier RH. D'un point de vue fonctionnel, il existe un cadre de classement formel et réglementaire pour le dossier agent défini par l'arrêté du 12 décembre 2012 qui précise également les cycles de vie des documents. Côté SIRH, nous rappelons qu'il n'a pas pour vocation d'accueillir des documents : il est préférable de connecter un ECM ou une GED au SIRH et c'est cet ECM/SIRH qui sera connecté au SAE. Certaines organisations qui n'en sont pas à l'installation d'un SAE utilisent un coffre-fort numérique comme solution alternative : les AD avec lesquelles nous avons déjà travaillé ont donné l'autorisation de destruction des originaux papier du fait de ce dispositif de coffre-fort. 

Nous vous souhaitons bonne réussite dans votre projet,

Laura CHEVALIER

Consultante AMOA - Formatrice | Dématérialisation & Archivage électronique 

Groupe Serda Archimag | 📍 24 rue de Milan, 75009 Paris 

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Notre raison d'être : Accompagner les organisations pour préserver leur mémoire et partager le savoir dans un monde digital, en adoptant une démarche de sobriété numérique et centrée sur l’humain.

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Le ven. 14 juin 2024 à 12:30, "Laetitia Daoudi" <> a écrit :

Bonjour,

Il y a plusieurs semaines j'ai posté un message concernant la dématérialisation du dossier individuel de l'agent.

Je remercie vivement tous les collègues qui m'ont répondu pour me faire part de leur expérience (Région Ile de France, Région PACA, collectivités du Havre, SIEIL, Hôpitaux universitaires de Genève, CA Pau Béarn Pyrénées...).

Les points de vigilance :

- Le SAE

Chacun a pointé l'obligation de disposer d'un SAE fonctionnel pour obtenir la validation des AD quant à la destruction des originaux. Cela implique de disposer d'un connecteur entre le SIRH et le SAE.

Les AD13 nous ont d'ailleurs confirmé que le SAE sera un élément obligatoire si nous souhaitons obtenir une autorisation de destruction anticipée des originaux papier.

- la GED

Il est primordial de s'interroger dès le début du projet sur la localisation des fichiers issus de la numérisation et/ou nativement numériques => disposer d'une GED qui s'interface avec le SIRH

- la numérisation

Selon les volumes, cette phase peut être très chronophage et coûteuse.

Nécessite une préparation des dossiers à numériser : mise en ordre, intercalaire entre chaque type de document, retrait des agrafes...

Nécessite également de réfléchir collectivement en amont sur les types de document existants dans un dossier agent, le cadre de classement et les règles de nommage

Il faut identifier toutes les entrées possibles dans chaque processus (recrutement, formation, mutation...)

- la gouvernance

Cela semble évident (et en tant qu'archivistes nous en sommes convaincu) mais ces projets doivent associer RH, DSI et Archives.

Bien évidemment, cela implique également un coût financier à prévoir si la collectivité ne dispose pas déjà d'outils type GED, SAE, ... Sans parler du coût humain de gestion du projet 😉

J'espère que ces éléments vous seront utiles.

Cordialement,

Laëtitia DAOUDI

¶

Les Méjanes

Bibliothèque patrimoniale et Archives municipales - Michel Vovelle

Responsable des Archives municipales

25 allée de Philadelphie

13100 AIX EN PROVENCE

http://www.citedulivre-aix.com/

>>> ""Laetitia Daoudi"" (via archives-fr Mailing List) <> 19/03/2024 16:18 >>>

Bonjour,

Notre service RH souhaite se lancer dans la dématérialisation complète du dossier individuel d'agent à la fois pour les futurs agents mais également pour les dossiers en cours (numérisation du stock des dossiers d'agents en exercice avec volonté d'obtenir une autorisation des AD pour une destruction anticipée des originaux papier).

Le projet me semble très ambitieux et je souhaiterai savoir si d'autres collectivités se sont lancées dans un projet de dématérialisation complète du dossier agent, et peut être sur un projet de même envergure (numérisation des dossiers actifs, destruction des originaux). Je suis donc preneuse de tout retour d'expérience !

Je vous remercie par avance de vos retours et ferai bien évidemment une synthèse des réponses reçues.

Bien cordialement,

Laëtitia DAOUDI

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