archives-fr - RE : [archives-fr] Rép. : Dématérialisation du dossier individuel de l'agent

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RE : [archives-fr] Rép. : Dématérialisation du dossier individuel de l'agent

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Subject: RE : [archives-fr] Rép. : Dématérialisation du dossier individuel de l'agent
Date: Wed, 19 Jun 2024 17:08:14 +0200 (CEST)

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Envoyé: 14 juin 2024 12:31
Sujet : [archives-fr] Rép. : Dématérialisation du dossier individuel de l'agent

Bonjour,

Il y a plusieurs semaines j'ai posté un message concernant la dématérialisation du dossier individuel de l'agent.

Je remercie vivement tous les collègues qui m'ont répondu pour me faire part de leur expérience (Région Ile de France, Région PACA, collectivités du Havre, SIEIL, Hôpitaux universitaires de Genève, CA Pau Béarn Pyrénées...).

Les points de vigilance :

- Le SAE

Chacun a pointé l'obligation de disposer d'un SAE fonctionnel pour obtenir la validation des AD quant à la destruction des originaux. Cela implique de disposer d'un connecteur entre le SIRH et le SAE.

Les AD13 nous ont d'ailleurs confirmé que le SAE sera un élément obligatoire si nous souhaitons obtenir une autorisation de destruction anticipée des originaux papier.

- la GED

Il est primordial de s'interroger dès le début du projet sur la localisation des fichiers issus de la numérisation et/ou nativement numériques => disposer d'une GED qui s'interface avec le SIRH

- la numérisation

Selon les volumes, cette phase peut être très chronophage et coûteuse.

Nécessite une préparation des dossiers à numériser : mise en ordre, intercalaire entre chaque type de document, retrait des agrafes...

Nécessite également de réfléchir collectivement en amont sur les types de document existants dans un dossier agent, le cadre de classement et les règles de nommage

Il faut identifier toutes les entrées possibles dans chaque processus (recrutement, formation, mutation...)

- la gouvernance

Cela semble évident (et en tant qu'archivistes nous en sommes convaincu) mais ces projets doivent associer RH, DSI et Archives.

Bien évidemment, cela implique également un coût financier à prévoir si la collectivité ne dispose pas déjà d'outils type GED, SAE, ... Sans parler du coût humain de gestion du projet 😉

J'espère que ces éléments vous seront utiles.

Cordialement,

Laëtitia DAOUDI

Les Méjanes

Bibliothèque patrimoniale et Archives municipales - Michel Vovelle

Responsable des Archives municipales

25 allée de Philadelphie

13100 AIX EN PROVENCE

http://www.citedulivre-aix.com/

>>> ""Laetitia Daoudi"" (via archives-fr Mailing List) <> 19/03/2024 16:18 >>>

Bonjour,

Notre service RH souhaite se lancer dans la dématérialisation complète du dossier individuel d'agent à la fois pour les futurs agents mais également pour les dossiers en cours (numérisation du stock des dossiers d'agents en exercice avec volonté d'obtenir une autorisation des AD pour une destruction anticipée des originaux papier).

Le projet me semble très ambitieux et je souhaiterai savoir si d'autres collectivités se sont lancées dans un projet de dématérialisation complète du dossier agent, et peut être sur un projet de même envergure (numérisation des dossiers actifs, destruction des originaux). Je suis donc preneuse de tout retour d'expérience !

Je vous remercie par avance de vos retours et ferai bien évidemment une synthèse des réponses reçues.

Bien cordialement,